Eignet sich Excel als Reporting Tool?

Excel Reporting Tools können Vor- und Nachteile mitbringen. David Chang – Analyst und Gründer erklärt worauf es ankommt.

Du hast die schöne Aufgabe von deinem Chef bekommen ein Excel Reporting aufzubauen oder nutzt Excel um Daten auszuwerten und so aufzubereiten wie du es für deine Arbeit und Planung gerade brauchst. Dann bist du nicht alleine, es gibt viele wie dich. Nur die meisten, sind wir mal ehrlich, haben darauf weniger Lust als man am Anfang vermuten würde.

Als Statistiker zähle ich wohl zu den 0,001% der Bevölkerung die es lieben Excel Reporting Tools zu bauen. Davon habe ich schon während meiner Werkstudententätigkeit bei einem großen Chiphersteller sehr viele gebaut.

Gerne teile ich mit dir meine Erfahrungen und gebe dir auch ein paar nützliche Tipps und Tricks mit die dir helfen schnell und einfach mit Excel Reportings auch zum Ziel zu kommen denn es gibt viele gute Alternativen die sich für bestimmte Reports einfach besser eigenen als Excel.

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Excel Reporting Tools vs. BI Tools

Vor- und Nachteile von Excel Reporting Tools gegenüber einer BI-Software

Wenn es um stabile, sich kaum verändernde Reporting-Prozess geht, eignet sich Excel nicht als Reporting Tool. Excel ist und bleibt ein mächtiges Spreadsheet Tool mit dem man schnell und flexibel, je nach Einsatzgebiet, individuell und unkompliziert, Kalkulationen und Auswertungen aufstellen und teilen kann.

FaktorenExcel Reporting ToolsAndere Business Intelligence Tools
Schneller, einfacher Einstieg und hohe Flexibilität+ + +
Excel ist das ultimative Kalkulationsprogramm um individuelle Berechnungen in Spreadsheets schnell und einfach einzustellen und abzuändern.
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Die meisten BI-Tools benötigen mindestens eine gleichbleibende Datentabelle und sind für kleine ad hoc Berechnungen und manuelle Dateneingaben daher eher ungeeignet.
Lernmaterial, Community und Support+ + –
Excel ist bereits sehr lange am Markt und bringt daher eine Vielzahl an Foren und eine große Community mit. Es gibt fast zu viel Angebot, sodass man oft nicht weiß wo man anfangen soll. Am Ende findet sich die passende Antwort meist immer auf stackoverflow.com.
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Viele BI Tools haben normalerweise auch eigenes Forum. Leider muss man für einen ausgiebigen Support meist selbst in die Tasche greifen. Der Vorteil ist jedoch das man schnell auch mal mit den Entwicklern des BI-Tools selbst sprechen kann um eine Lösung zu finden.
Regelmäßige Berichterstattung automatisieren– – –
Excel eignet sich leider nicht für das regelmäßige Reporting. Warum? Weil jeder kleine Tippfehler im Spreadsheet, Fehler verursachen kann, der sich negativ auf die Datenqualität (Reliabilität) auswirken kann.
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Einmal eingestellt arbeitet die Maschine unermüdlich und macht ohne zu Tun meist keine Fehler. Daher ist die BI-Software deutlich verlässlicher, wenn es um regelmäßige und stabile Reportings geht.
Datenkonnektivität und Robustheit– – +
Excel ist extrem flexibel wenn es um das kopieren und einfügen von Tabellen geht. Möchte man jedoch ein anderes Tool wie Google Analytics oder Facebook anschließen muss man meist auf Drittanbieter Plugins zurückgreifen.
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BI-Tools bringen eine Vielzahl an Konnektoren mit. Damit kann man sich schnell mit anderen Datenquellen verbinden ohne komplexe Prozesse zu bauen. Die Abdeckung von Konnektoren ist aber nicht immer gleich. Im Notfall hilft der CSV Upload.
Fehlersuche und Behandlung– – –
Vor allem bei großen und komplexen Excel Projekten ist es fast unmöglich einen Fehler zu finden. Häufig hilft dann nur noch das Excel Reporting Tool komplett neu zu bauen.
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Viele BI-Tools lassen Fehler erst gar nicht zu. Wenn dann mal ein Fehler auftritt kann man sich entweder direkt an den Support wenden oder schnell eine neue Instanz aufsetzen.
Grafische Aufbereitung der Daten+ – –
Excel hat eine pragmatische Chart Engine. Viele BI Reporting Tools nutzen etablierte Verfahren aus Excel Visualisierungen weil sich die Nutzer an diese gewöhnt haben. Komplexe Visualisierungen und Karten sind jedoch nicht so leicht umsetzbar.
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BI-Tools schneiden hier etwas besser ab. Vor allem Geodaten und Kartenvisualisierungen können in fast jedem BI-Tool gut umgesetzt werden. Leider sind manche Tools jedoch nicht so flexibel wenn es um die Filterung der Daten geht.
Skalierbarkeit, Performance und Distribution– – –
Definitiv nicht Excel. Wenn es um große Datenmengen z.B. ab > 1 Mio. Zeilen geht macht Excel sehr schnell schlapp. Außerdem kennt es jeder wenn es darum geht: “Welche Excel Version ist derzeit die aktuellste und hast du sie bereits per Mail bekommen?”
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Das User Onboarding in einem BI-Dashboard ist einfach und unkompliziert über einen Online Zugang abbildbar. Viele Tools bieten eigenen Datenbanken. Diese werden auf Performance, Zugriff und Ausfallsicherheit laufend optimiert.
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